Gemi yoldayken birisi "evrak tamam mı" diye sorar. Cevap günler sürüyorsa sorun belgelerde değil, listededir: hangi belgenin gerektiği, hangi sürümünün geçerli olduğu ve kimin onayladığı hiçbir yerde tek parça yazmıyordur.
Listedeki 18 tür
- Taşıma belgeleri. Konşimento, havayolu taşıma senedi, CMR: malın kimin elinde olduğunu söyleyen kâğıtlar.
- Menşe ve kalite. Menşe şahadetnamesi, SGS ya da Bureau Veritas kalite sertifikası, ağırlık sertifikası, fümigasyon belgesi.
- Sigorta ve gümrük. Navlun sigorta poliçesi, ihracat ve ithalat gümrük beyannameleri.
- Para tarafı. SWIFT dekontu, akreditif kopyası ve akreditif tadilleri: ödemenin hangi şarta bağlı olduğunu gösterenler.
- Proforma ve çeki listesi. Ticari fatura, proforma fatura, çeki listesi: sayının kâğıt üstündeki karşılığı.
Yüklemeden onaya
Belge yüklenince iş bitmez, başlar: dosya türü, virüs ve sağlama denetiminden geçer, yönetici onayına sunulur. Ret, gerekçesiyle birlikte iade edilir; düzeltilen belge yeniden yüklenir. Onaylanan belge hesabın Google Drive klasörüne yedeklenir. Eksik belge ya da geciken ödeme işi beklemeye alır — ve bekleme sebebi herkesçe görünür.
Biz bu listeyi UpcyOps'ta böyle tutuyoruz: ticaret açıldığında gerekli belgeler otomatik listelenir, her biri yüklemeden onaya izlenir, alacak ve borçlar aynı kaydın kilometre taşlarına bağlanır.
